Per lo stoccaggio dei documenti sono utilizzate scatole realizzate in cartone ondulato speciale, di grande robustezza, in grado di proteggere il materiale documentale dalla polvere, dall’umidità e dagli urti. Tutto il processo di stoccaggio e di conservazione del materiale documentale è supportato da uno specifico software applicativo che sovrintende alla gestione della destinazione fisica degli oggetti archivistici, nonché a tutte le operazioni di movimentazione, interna all’archivio fisico, a fronte delle attività di ricerca, di prelievo, di spostamento e di scarto. La creazione della mappa dell’archivio fisico definisce le coordinate spaziali di tutti i ripiani, disponibili per la conservazione dei documenti. Una volta definita la mappa di deposito si può procedere alla registrazione del posto cui assegnare i documenti. Questo processo avviene in maniera automatica creando un legame univoco tra ciascun oggetto e il suo posto, individuato tra i posti liberi presenti sui ripiani, garantendo la rintracciabilità. Ogni unità archivistica è contrassegnata con etichette adesive riportanti i dati rilevanti in chiaro ed in formato bar-code. La corretta identificazione dell’unità archivistica, la classificazione e l’ordinamento delle serie archivistiche, concordate con il cliente, garantiscono un’elevata affidabilità di ricerca del documento. La ricerca dei documenti avviene in uffici e sale “dedicate”, e non direttamente sulle scaffalature metalliche, evitando, quindi, confusione e disordine per l’estrazione dei documenti e per il relativo reinserimento.