Al termine delle attività di consultazione STI provvede a riposizionare il materiale documentale nella collocazione originaria.
Grazie alla registrazione di tutti i dati relativi alle richieste, il sistema informatico consente, tramite fasi di interrogazione, o tramite la produzione di elenchi, di tenere informato l’utente del fatto che i documenti non sono residenti, eventualmente, presso il posto di allocazione loro assegnato, e fornisce l’indicazione del tipo di attività cui è soggetto al momento.
Ciò consente inoltre di gestire l’accavallamento di richieste rivolte allo stesso oggetto archivistico ed, eventualmente, di ricordare ai soggetti coinvolti di essere in possesso della documentazione proveniente dall’archivio. Al termine dell’esecuzione del trattamento previsto nell’ambito di ciascuna richiesta, la fase di registrazione nel sistema informatico della chiusura dell’attività eseguita, determina l’esaurimento del suo ciclo e la rende visibile rispetto alle funzioni di consultazione e a quelle di preparazione di consuntivi economici e di analisi statistiche.