La parametrizzazione delle singole serie documentali sul sistema informatico di gestione documentale garantisce la corretta amministrazione del piano di conservazione e scarto del materiale. Il sistema consente il caricamento dei dati relativi al massimario di scarto e/o le comunicazioni periodiche inviate dal cliente, sulla base delle quali, compone le liste della documentazione sulla quale può essere richiesto lo scarto. STI provvede a elaborare un documento di proposta di scarto da sottoporre all'approvazione del cliente e ottenuta l’approvazione produce il documento definitivo di proposta di scarto e alla sua spedizione al cliente che potrà così attivarsi con la Soprintendenza Archivistica competente per la relativa approvazione oppure delegare a STI anche questo compito. In questo caso STI si attiva per l’estrazione dai siti archivistici del materiale documentale e la consegna ad azienda specializzata in grado di garantire il corretto smaltimento delle diverse tipologie di supporto previo assolvimento degli obblighi di legge, preventiva frantumazione del materiale documentale a tutela dei dati sensibili, eventuale smaltimento di materiale non strettamente documentale e/o archivistico giacente presso i siti archivistici aziendali. A distruzione avvenuta, STI provvede all'aggiornamento delle basi dati del sistema informativo, nel quale rimane comunque sempre traccia dei record relativi alle unità di archiviazione avviate alla distruzione.