Il servizio consiste nella registrazione degli atti presentati per le iscrizioni, modifiche o cessazione di ditte individuali o Società, presentando alla Camera di Commercio un quadro aggiornato dell’archivio, che tiene conto di ogni singola variazione comunicata relativa ad ogni ditta o società. I dati delle pratiche sono inseriti nel sistema informativo camerale e devono avere perfetta corrispondenza tra i vari elementi presenti nei singoli documenti di origine, quali ad esempio gli atti notarili. Il controllo effettuato non è solo formale, ma entra nel merito dei contenuti per rilevare eventuali discrepanze, anche logiche che, una volta identificate, fanno tornare la pratica allo sportellista per le correzioni. Vengono periodicamente effettuati dei controlli su un campione pari al 7% delle pratiche (protocolli) gestite attraverso i seguenti passaggi: estrazione delle pratiche cartacee e stampa delle relative visure, controllo integrale sul 30% delle pratiche, controllo parziale sul restante 70%. Questo permette di fornire al cliente una risposta adeguata, anche nella complessità di un controllo particolare, come quello della variazione costante di dati archiviati presenti in un database articolato come quello di una Camera di Commercio, tenendo ben presente il rispetto delle regole della privacy relative ai dati sensibili.