I documenti trasferiti al centro servizi, sono predisposti per l’acquisizione ottica e scansionati per la produzione dell’immagine elettronica da archiviare, vengono quindi indicizzati in modo da velocizzarne la successiva ricerca. La soluzione messa a punto da STI si articola in:

• Ricezione e preparazione dei documenti.
• Acquisizione ottica delle immagini e invio al cliente di un supporto contenente le immagini e i relativi indici.
• Archiviazione e gestione di tutta la materialità cartacea presso il deposito / archivio.

I documenti sono normalizzati prima della scansione, con l’eliminazione delle graffette, dei punti metallici e di quant’altro non faccia parte del documento cartaceo. Ogni documento viene acquisito dallo scanner in fronte retro e ciascuna immagine viene verificata via Software. Per ogni documento viene generato un record di indice che assegna il numero di operazione riconosciuto in automatico dal sistema o inserito dagli operatori qualora le immagini non vengano indicizzate automaticamente. Al termine della lavorazione immagini e indici vengono esportati secondo i tracciati richiesti dal cliente oppure pubblicate sul sito del service che, in questo caso, si occuperà del mantenimento e della storicizzazione dell’archivio ottico. Terminato il processo, la documentazione viene archiviata in deposito.